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A Conformidade de Registro de Gestão como controle preventivo

A Conformidade de Registro de Gestão como controle preventivo

O Brasil passa por uma séria crise fiscal, com perspectivas ainda difíceis para os próximos exercícios. Nesse contexto, mais do que nunca, faz-se necessária a valorização dos recursos públicos e a busca pela eficiência.  Logo, a presença forte do controle é fundamental para verificar se os recursos estão sendo aplicados da melhor forma possível, pois a corrupção e a malversação dos recursos públicos impactam diretamente o bem-estar da população.  

Nesse sentido, o controle preventivo é o mais racional, uma vez que permite acompanhamento tempestivo em diversas áreas - administrativa, jurídica, orçamentária, contábil, financeira, patrimonial, de recursos humanos, dentre outras.

Nessa análise de importância preventiva do controle, podemos inserir a Conformidade de Registro de Gestão, cuja utilização é obrigatória para todas as instituições do governo federal que utilizam o Sistema Integrado de Administração Financeira (SIAFI).   

O resultado desse trabalho gera importante fonte de informação para os gestores, contabilidade e controle interno.  Por outro lado, a ineficiência do procedimento da Conformidade de Registro de Gestão proporciona fragilidade no controle administrativo da gestão e maior risco na aplicação dos recursos públicos.

Além disso, a sistemática de registro da conformidade de gestão no Sistema Integrado de Administração Financeira deve estar compatível com a responsabilidade da função e de acordo com a formação técnica do servidor encarregado para essa atividade.

Com enfoque de realçar a importância do controle como suporte à melhoria da gestão, Cruz e Glock (2008, p.24) afirmam que as atividades de controle interno devem, preferencialmente, ser exercidas de forma permanente e estar voltadas para a correção de eventuais desvios em relação aos parâmetros estabelecidos, como instrumento auxiliar de gestão.

Logo, o controle preventivo é um instrumento gerencial capaz de reduzir erros/falhas inerentes ao processo de execução, além de prevenir eventuais riscos à gestão dos recursos públicos.

Nesse cenário de prevenção no controle, a Controladoria-Geral da União - CGU tem ressaltado o Controle Primário, que consiste nos procedimentos administrativos realizados pelos gestores na fase da execução. Ou seja, ainda que existam órgãos de controle institucionalizados (Controle Interno e Externo) é responsabilidade também dos gestores públicos o exercício de atividades de controle.

Portanto, a Conformidade de Registro de Gestão é uma atividade que se enquadra perfeitamente no controle preventivo da gestão, pois permite que possíveis erros, impropriedades ou irregularidades documentais possam ser preventivamente observados, apontados e corrigidos, permitindo assim monitoramento contínuo e tempestivo da documentação suporte aos registros orçamentários, financeiros e patrimoniais inseridos no SIAFI.

Assim, a conformidade, por ocorrer concomitantemente à realização dos atos e fatos de gestão, além de ser um instrumento da própria gestão, auxilia o controle interno, pois fortalece o controle preventivo à prestação de contas. Por conseguinte, o aperfeiçoamento da conformidade de registro de gestão aprimora o controle e o torna mais coeso e harmônico, permitindo redução dos riscos e maior transparência.

O PROCESSO DE CONFORMIDADE DE REGISTRO DE GESTÃO

O procedimento da Conformidade de Registro de Gestão é um importante instrumento de controle preventivo no ciclo orçamentário, haja vista poder confirmar de forma oportuna se os registros efetuados no SIAFI estão respaldados sob a forma documental.

De acordo com o artigo 11, da Instrução Normativa STN nº 06, de 31/12/2007, o servidor formalmente designado pelo titular do órgão deve proceder no SIAFI o registro  da conformidade de gestão que pode ser seguinte forma:

- Sem Restrição – quando a documentação comprovar de forma fidedigna os atos e fatos de gestão realizados.

 

- Com Restrição – nas seguintes situações:

I – quando a documentação não comprovar de forma fidedigna os atos e fatos de gestão realizados;

II – quando da inexistência da documentação que dê suporte aos registros efetuados;

III – quando o registro não espelhar os atos e fatos de gestão realizados, e não for corrigida pelo responsável; e

IV – quando ocorrerem registros não autorizados pelos responsáveis por atos e fatos de gestão.

Nesse quadro, é importante salientar que o responsável pela conformidade de registro de gestão, isto é, o conformista ou conformador, a fim de atender ao Princípio da Segregação de Funções, não deve emitir documento que traga reflexos no SIAFI, isto é, a separação das atribuições deve ser preservada em figuras distintas em relação ao responsável pela emissão dos documentos, ao responsável pela Conformidade de Gestão e ao contador responsável pela Conformidade Contábil, ou seja, o servidor que possui a função de emitir documentos que traga reflexos ao SIAFI não deve ser o mesmo responsável pelo registro da Conformidade de Registro de Gestão, nem tão pouco ser aquele responsável pelo registro da Conformidade Contábil.

Caso a unidade não possua servidores distintos para atender ao Princípio da Segregação de Funções, o registro da conformidade de registro de gestão deve ser realizado pelo próprio Ordenador de Despesas como determina o item 3.4 da Macrofunção SIAFI nº 02.03.14.

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Espero que este post te ajude a compreender um pouco mais sobre o tema! Quer conversar mais sobre o assunto? Deixe o seu comentário aqui embaixo ou nos escreva ([email protected]), será um prazer ajudar você!

 

Professor Ronaldo Cardoso

Professor Ronaldo Cardoso, Graduado em Ciências Contábeis, Pós-Graduado em Contabilidade e Auditoria Governamental pela Universidade de Brasília, MBA em Contabilidade Aplicado ao Setor Público pela Universidade Católica de Brasília.   Experiência de mais 20 anos de Setorial Contábil e Auditoria. Autor de artigos científicos dentre esses “O Papel da Conformidade de Registro de Gestão no Controle Preventivo do Ciclo Orçamentário: Um importante instrumento de sinalização para a auditoria e redução de riscos de impropriedades ou irregularidades na gestão pública federal” apresentado no Congresso da XXXVII EnANPAD 2013, no período de 07 a 11/09/2013

 

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